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关于做好2016年度文件归档工作的通知

 

广体办〔201663

 

关于做好2016年度文件归档工作的通知

 

学院各部门、教辅单位:

根据《高等学校档案管理办法》和《钱柜娱乐777,www.qg999.com档案综合管理实施办法》规定,现就2016年度文件材料归档工作通知如下:

(一)各部门领导应高度重视文件材料归档工作,及时布置2016年度文件材料归档任务,尤其是60周年校庆系列活动及2016年举办或承办的各种重要会议、活动、比赛材料要及时整理移交,督促本部门兼职档案人员按时完成归档任务。

(二)各部门兼职档案人员要切实履行职责,认真做好2016年度的文件材料的收集、整理和立卷归档工作。电子文件移交是今年归档工作重点,请各部门兼职档案员将电子文件和纸质文件同时收集齐全,于2017113日前将归档材料移交学院综合档案室。

(三)归档范围:按照档案管理规定,学院各部门、教辅单位在教学、科研、竞赛、行政管理和对外交流等各项工作和活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料,如纸质文件、电子文件、照片、奖牌、奖杯、捐赠品和对外交流活动的纪念品等都必须上交学院综合档案室并实行集中统一管理。任何人不得私自保存、转移、销毁有保存价值的各种不同形式、载体的档案材料。

(四)归档要求:电子文件应与纸质文件同时归档。归档文件应为原件,若无原件,则可归复印件(复印件上要加盖部门红色公章),合同必须为原件或正本;照片类要附有文字说明并上交光盘或上传电子图片;荣誉证书、奖牌、奖杯和对外交流活动的艺术品、纪念品、捐赠品等实物要附有简要的说明。

(五)归档程序:请各部门兼职档案员从校园网进入综合档案室网页(网址:http://da.gipe.edu.cn),登录档案管理系统进行录入(电子文件直接在档案管理系统中上传),并打印文件目录和移交清单,连同相应的各种载体文件材料,经部门领导确认签名后移交综合档案室。

(六)业务联系:各部门兼职档案员在文件归档过程中若有疑问和需要帮助,请根据移交内容与相关的档案人员联系(见下表)。

档案接收人

联系电话

负责接收档案门类

石伟敏

4430

党群、行政、基建、外事、已故人员类档案。

 

5007

教学、科研、出版、仪器设备、实物类档案。

 

5007

上级来文、财会、声像类档案(包括档案管理系统操作及电子文件上传)。

 

 

                    

学院办公室

2016-12-26